Бухгалтерия Онлайн
Старожил форума
- Сообщения
- 375
- Реакции
- 7
Бухгалтерия Онлайн не предоставил(а) никакой дополнительной информации.
Каждый работодатель должен ежегодно утверждать график отпусков. За отсутствие или неверное оформление этого документа госинспекция труда может выписать внушительный штраф. Наша статья поможет без ошибок заполнить, утвердить и скорректировать график отпусков на 2021 год, а значит, избежать санкций.
Как правильно составить график отпусков
Статья
На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата
Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст.
Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Здесь срок составляет три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст.
Что учесть при планировании отпусков
Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо запросить информацию о планируемых датах отдыха у каждого сотрудника. Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ. В нем указываются лица, ответственные за сбор информации о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.
При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить в том числе и тех работников, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда
А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если их отпуск по уходу приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи
Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график надо включить и сведения о дополнительных отпусках, на которые имеет право сотрудник. Кроме того, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах. Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда
ВНИМАНИЕ
Отпуска без сохранения заработной платы в график не вносятся. Это следует из Указаний по применению и заполнению формы № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В них сказано, что данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков.
Утверждение графика отпусков
Обычно данный документ подписывается руководителем организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст.
На момент утверждения формы № Т-7 графы 1-6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывается руководителем кадровой службы, а при его отсутствии — лицом, ответственным за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.
Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата. Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель. То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2021 год — 17 декабря 2020 года.
В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.
ВНИМАНИЕ
Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников. При этом законодательство не требует проставлять под графиком подпись каждого сотрудника (письмо Роструда
Как вносить изменения в график отпусков
Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника. В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст.
Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. «
ВАЖНО
Надо ли вносить изменения в график в связи с приемом новых работников в течение года? Порядок корректировки формы № Т-7 для этой ситуации не регламентирован. Мы рекомендуем составлять на таких сотрудников отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к утвержденному ранее графику.
Особенности графика отпусков в 2021 году
При составлении графика на 2021 год нужно учесть постановление Правительства
При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст.
СПРАВКА
К нерабочим праздничным дням также относятся религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации (п. 7 ст. 4 Федерального закона
Срок хранения графика отпусков
Этот срок составляет три года (ст. 453 Перечня, утв. приказом Росархива
ВНИМАНИЕ
Трехлетний период хранения применяется в том числе к графикам отпусков за 2019 и 2020 годы, а также к графикам за предыдущие годы, если по состоянию на 18.02.2020 они не были включены в перечень на уничтожение (или не были фактически уничтожены). Этот вывод следует из письма Росархива от 13.03.20 № Р/М-479.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.
Ответственность за такое нарушение установлена частью 1 статьи
Образец заполнения унифицированной формы Т-7
XLS, 48 КБ
Бланк графика отпусков
XLS, 36 КБ
Как правильно составить график отпусков
Статья
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
ТК РФ обязывает всех работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и работники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения необходимо согласовать с выборным органом объединения работников.На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст.
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст.
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
ТК РФ).Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Здесь срок составляет три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст.
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
ТК РФ, письмо Роструда
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
, см. «
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
»).Что учесть при планировании отпусков
Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо запросить информацию о планируемых датах отдыха у каждого сотрудника. Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ. В нем указываются лица, ответственные за сбор информации о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.
При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить в том числе и тех работников, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
и
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
). Также в график вносятся отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит.А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если их отпуск по уходу приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
ТК РФ, время их ежегодного отпуска на
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
совпадает с отдыхом по основной работе.Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график надо включить и сведения о дополнительных отпусках, на которые имеет право сотрудник. Кроме того, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах. Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
). Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый.ВНИМАНИЕ
Отпуска без сохранения заработной платы в график не вносятся. Это следует из Указаний по применению и заполнению формы № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В них сказано, что данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков.
Утверждение графика отпусков
Обычно данный документ подписывается руководителем организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст.
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
, ч. 1 ст.
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
ТК РФ). Подробнее см. «
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
».На момент утверждения формы № Т-7 графы 1-6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывается руководителем кадровой службы, а при его отсутствии — лицом, ответственным за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.
Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата. Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель. То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2021 год — 17 декабря 2020 года.
В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.
ВНИМАНИЕ
Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников. При этом законодательство не требует проставлять под графиком подпись каждого сотрудника (письмо Роструда
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
). Однако в этом же письме указано, что график отпусков — это
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
. А на основании статьи
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под подпись с локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Поэтому во избежание претензий со стороны госинспекции труда лучше ознакомить каждого работника с выпиской из графика в части, касающейся его отпуска, либо с графиком целиком. Сделать это нужно до начала календарного года, в котором будет применяться этот документ.Как вносить изменения в график отпусков
Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника. В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст.
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
ТК РФ). При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. «
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
»). Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.ВАЖНО
Надо ли вносить изменения в график в связи с приемом новых работников в течение года? Порядок корректировки формы № Т-7 для этой ситуации не регламентирован. Мы рекомендуем составлять на таких сотрудников отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к утвержденному ранее графику.
Особенности графика отпусков в 2021 году
При составлении графика на 2021 год нужно учесть постановление Правительства
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
«О переносе выходных дней в 2021 году». В нем установлено, что в 2021 году будут перенесены следующие выходные дни: с субботы 2 января на пятницу 5 ноября; с воскресенья 3 января на пятницу 31 декабря и с субботы 20 февраля на понедельник 22 февраля (см. «
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
»).При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст.
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
ТК РФ, письмо Минтруда
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
). Перечень таких дней приведен в статье
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
ТК РФ. Согласно этому перечню, 2 и 3 января являются нерабочими праздничными днями. Поэтому если отпуск приходится на 2 или 3 января 2021 года, то эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются. А срок окончания отпуска автоматически переносится.СПРАВКА
К нерабочим праздничным дням также относятся религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации (п. 7 ст. 4 Федерального закона
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
; разд. 1 Рекомендаций Роструда, утв. Протоколом № 1 от 02.06.14; постановление Президиума Верховного суда РФ
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
).Срок хранения графика отпусков
Этот срок составляет три года (ст. 453 Перечня, утв. приказом Росархива
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
; также см. «
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
»).ВНИМАНИЕ
Трехлетний период хранения применяется в том числе к графикам отпусков за 2019 и 2020 годы, а также к графикам за предыдущие годы, если по состоянию на 18.02.2020 они не были включены в перечень на уничтожение (или не были фактически уничтожены). Этот вывод следует из письма Росархива от 13.03.20 № Р/М-479.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.
Ответственность за такое нарушение установлена частью 1 статьи
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.Образец заполнения унифицированной формы Т-7
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
XLS, 48 КБ
Бланк графика отпусков
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
XLS, 36 КБ
Вы должны быть зарегистрированы для просмотра ссылок
Последнее редактирование модератором: