Бывший работник не вернул подотчетные средства: начислять ли НДФЛ и взносы?

[Бухгалтерия Онлайн]

При увольнении работник не вернул сумму, выданную ему под отчет. Работодатель решил простить долг бывшему сотруднику. Надо ли начислить на эти суммы НДФЛ и страховые взносы? Ответ на этот вопрос содержится в письме УФНС России по Московской области от 14.09.18 № 16-10/099623@.
Авторы письма ссылаются на судебные решения, в которых указано следующее. Задолженность по подотчетным суммам не является для физлица экономической выгодой и не относится к его доходу (определение ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205). Если подотчетные суммы не израсходованы работником, либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физлица перед организацией и подлежат возврату (постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.13 № А55-15647/2012).

А налогооблагаемым доходом невозвращенные подотчетные средства признаются в следующих случаях:

• если долг взыскать невозможно из-за истечения срока исковой давности. Датой получения дохода будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно;
• если работодатель принял решение простить задолженность по подотчетным суммам. Датой получения дохода будет являться дата принятия решения о прощении долга.

Таким образом, если работодатель решил не взыскивать с бывшего работника упомянутые суммы (простить долг), они рассматриваются как выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений. Соответственно, такие выплаты должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
Напомним, что российские организации и ИП, от которых налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать и перечислить сумму НДФЛ в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ). Если в течение налогового периода удержать налог невозможно, налоговый агент должен сообщить об этом в инспекцию и налогоплательщику-физлицу не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 5 ст. 226 НК РФ). В этом случае налог уплачивает физлицо на основании уведомления налогового органа.

Источник